Cash Advance คือ เงินที่องค์กรหรือบริษัทเบิกให้พนักงานล่วงหน้าเพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายในการทำงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานที่ต้องชำระก่อน จากนั้นพนักงานจะต้องทำการส่งใบเสร็จหรือหลักฐานค่าใช้จ่ายมาแสดงเพื่อปิดบัญชีและคืนเงินที่เหลือ (ถ้ามี) หรือเบิกเพิ่มถ้าค่าใช้จ่ายเกินจากเงินที่ได้รับล่วงหน้า
1. Write Check - การบันทึกเบิกเงินทดรองจ่าย
Menu Path: Transaction > Bank >Write Checks
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Transaction Number | ระบบสร้างเลขที่เอกสารหลังจากกด Save | Yes |
2 | Account | ระบุรหัสบัญชีจ่ายเงิน | Yes |
3 | Balance | แสดงยอดคงเหลือบัญชี | No |
4 | Payee | ระบุผู้รับเงิน | Yes |
5 | Amount | ระบุจำนวนเงิน | Yes |
6 | Currency | ระบุสกุลเงิน | No |
7 | Exchange Rate | ระบุอัตราแลกเปลี่ยน | No |
8 | Date | ระบุวันที่ | Yes |
9 | Posting Period | ระบุเดือนบัญชี | No |
10 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุสาขา | Yes |
Subtabs > Expenses & items > Expenses
| |||
1 | Account | ระบุรหัสบัญชี (เงินทดรองจ่าย) | Yes |
2 | Amount | ระบุจำนวนเงิน | Yes |
3 | Tax Code | ระบุประเภทภาษีขาย | No |
4 | Tax Rate | ระบุอัตราภาษี | No |
5 | Tax Amt | มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม | No |
6 | Gross Amt | มูลค่ารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | No |
7 | Save | กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกเอกสาร | Yes |
2. Make Journal Entry (Clear Cash Advance) - การบันทึกเคลียร์เงินทดรองจ่าย
Menu Path: Transaction > Financial > Make Journal Entries
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Entry No. | ระบบสร้างเลขที่เอกสารหลังจากกด Save | Yes |
2 | Out Of Balance By (Debit /Credit) | แสดงยอดคงเหลือ (เดบิต/เครดิต) | No |
3 | Currency | ระบุสกุลเงิน | No |
4 | Exchange Rate | ระบุอัตราแลกเปลี่ยน | No |
5 | Date | ระบุวันที่บันทึกบัญชี | Yes |
6 | Posting Period | รอบระยะเวลาบัญชี | No |
7 | Reversal Date | ระบุวันที่ ต้องการกลับบัญชี | Yes |
8 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุบริษัทในกรณีใช้ OneWorld | Yes |
Subtabs > Line
| |||
1 | Account | ระบุรหัสบัญชี | Yes |
2 | Debit | ระบุจำนวนเงินด้านเดบิต | Yes |
3 | Credit | ระบุจำนวนเงินด้านเครดิต | Yes |
4 | Tax Rate | ระบุอัตราภาษี | Yes |
5 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
6 | Class | ระบุประเภท Class (ถ้ามี) | No |
7 | Location | ระบุคลังสินค้า | No |
8 | Save | กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกเอกสาร | Yes |
