Prepayment คือ การบันทึกการชำระเงินล่วงหน้าที่องค์กรจ่ายให้กับผู้ขายก่อนที่จะได้รับสินค้าหรือบริการ โดยระบุรายละเอียดเช่น จำนวนเงิน วันที่ชำระ และเงื่อนไขการชำระเงิน มัดจำนี้ช่วยในการประกันการจัดส่งสินค้าหรือบริการตามที่ตกลงและสามารถติดตามสถานะการชำระเงินได้อย่างมีระเบียบ
1. Item Prepayment - การจ่ายเงินมัดจำโดยใช้ Item Prepayment
- Purchase Order การสร้างใบสั่งซื้อเพื่อจ่ายเงินมัดจำโดยใช้ Item จ่ายเงินมัดจำ
Manu Path : Transaction > Enter Purchase Order > New
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Custom Form | เลือกแบบฟอร์ม(UI)ที่ต้องการใช้ในการบันทึกข้อมูล | Yes |
2 | Vendor # | ระบุเอกสารอ้างอิงจากผู้ขาย | No |
3 | Vendor | ระบุชื่อผู้ขาย | Yes |
4 | Employee | ระบุพนักงานผู้สั่งซื้อ | Yes |
5 | Receive By | ระบุวันที่ต้องการรับ | Yes |
6 | Date | ระบุวันที่สั่งซื้อ | Yes |
7 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุบริษัทในกรณีใช้ OneWorld | Yes |
2 | Class | ระบุประเภท Class (ถ้ามี) | No |
3 | Location | ระบุคลังสินค้า | No |
No. | Field | Description | Mandatory |
Subtabs > Expense & Items | |||
1 | Item Service ( Line 1 ) | ระบุ Item สินค้าและบริการ | Yes |
2 | Item Service ( Line 2 ) | ระบุ Item เงินมัดจำจ่ายล่วงหน้า (ค่าบวก) | Yes |
3 | Item Service ( Line 3 ) | ระบุ Item เงินมัดจำจ่ายล่วงหน้า (ค่าลบ) | Yes |
4 | Quantity | ระบุจำนวน | Yes |
5 | Units | ระบุหน่วยนับ | Yes |
6 | Description | ระบุรายละเอียดสินค้าและบริการ | Yes |
7 | Rate | ระบุราคาต่อหน่วย | Yes |
8 | Tax Code | ระบุประเภทภาษีซื้อ | Yes |
9 | Tax Amt | มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม | Yes |
10 | Gross Amt | มูลค่ารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | Yes |
11 | Save | กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกเอกสารสั่งซื้อ | Yes |
- บันทึกตั้งหนี้ (Enter Bill) เงินมัดจำจ่ายล่วงหน้า
Menu Path : จากหน้า Purchase Order กดที่ปุ่ม Bill เพื่อสร้าง
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Custom Form | เลือกแบบฟอร์ม(UI)ที่ต้องการใช้ในการบันทึกข้อมูล | Yes |
2 | Transaction Number | ระบบสร้างเลขที่เอกสารหลังจากกด Save | Yes |
3 | Reference No. | ระบุเอกสารอ้างอิงจากผู้ขาย | Yes |
4 | Vendor | ตรวจสอบชื่อผู้ขาย | Yes |
5 | Account | ตรวจสอบรหัสบัญชี | Yes |
6 | Amount | แสดงมูลค่า | No |
7 | Currency | แสดงค่าสกุลเงิน | No |
8 | Exchange Rate | แสดงอัตราแลกเปลี่ยน | No |
9 | VAT Registration | แสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร | No |
10 | Tax | แสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม | No |
11 | Due Date | ระบุวันครบกำหนดจ่ายชำระ | Yes |
12 | Date | ระบุวันที่จ่ายเงิน | Yes |
13 | Posting Period | รอบระยะเวลาบัญชี | No |
14 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุบริษัทกรณีใช้ One World | Yes |
2 | Location | ระบุคลังสินค้า | No |
| No. | Field | Description | Mandatory |
| Subtab > Expenses and Item > Item | |||
1 | Item | เลือกใช้ Item เงินมัดจำจ่ายล่วงหน้า (ค่าบวก) | Yes |
2 | Quantity | ตรวจสอบจำนวน | Yes |
3 | Units | ตรวจสอบ Unit | Yes |
4 | Description | ระบุรายละเอียด | Yes |
5 | Rate | ตรวจสอบราคาต่อหน่วย | Yes |
6 | Amount | ตรวจสอบมูลค่ารวมต่อหน่วย | Yes |
7 | Tax Code | ระบุประเภทภาษีซื้อ | Yes |
8 | Tax Rate | ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม | Yes |
9 | Tax Amt | มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม | Yes |
10 | Gross Amt | มูลค่ารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | Yes |
11 | Save | กด Save เพื่อบันทึกใบตั้งหนี้เงินมัดจำ | Yes |
- Bill Payment - การจ่ายชำระเงินมัดจำและบริการ
Manu Path : จากหน้า Bill กดที่ปุ่ม Make Payment เพื่อสร้าง 
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Payee | ระบุชื่อผู้ขาย | Yes |
2 | Account | ระบุรหัสบัญชีที่จ่ายเงิน | Yes |
3 | Balance | แสดงยอดคงเหลือตามบัญชี | No |
4 | Amount | แสดงยอดจ่ายชำระ | No |
5 | WH Tax Amount | แสดงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย | No |
6 | Currency | ระบุสกุลเงิน | Yes |
7 | Exchange Rate | ระบุอัตราแลกเปลี่ยน | Yes |
8 | Date | ระบุวันที่จ่ายเงิน | Yes |
9 | Memo | ระบุหมายเหตุ | Yes |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุบริษัทในกรณีใช้ OneWorld | Yes |
2 | Class | ระบุประเภท Class (ถ้ามี) | No |
3 | Location | ระบุคลังสินค้า | No |
| No. | Field | Description | Mandatory |
| Subtab > Apply | |||
1 | Date Due | แสดงวันที่ถึงกำหนดชำระ | Yes |
2 | Type | ระบุประเภทเอกสาร | No |
3 | Orig. Amt. | แสดงยอดเงินเริ่มต้น | No |
4 | Amt. Due | แสดงยอดถึงกำหนดชำระ | No |
5 | Payment | ระบุยอดจ่ายชำระเงิน | Yes |
6 | Save | กด Save เพื่อบันทึกใบจ่ายชำระ | Yes |
2. Prepayment - การจ่ายเงินมัดจำโดยปุ่ม Vendor Prepayment
- Vendor Prepayment - การจ่ายเงินมัดจำล่วงหน้า
Menu Path : จากหน้าจอ PO กดที่ปุ่ม Enter Prepayment เพื่อจ่ายเงินมัดจำ
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Payee | ตรวจสอบชื่อผู้ขาย | Yes |
2 | Purchase Order | แสดงอ้างอิงใบสั่งซื้อ | No |
3 | Account | ระบุรหัสบัญชีที่จ่ายเงิน | Yes |
4 | Payment Amount | ระบุยอดจ่ายชำระเงินมัดจำ | Yes |
5 | Currency | แสดงค่าสกุลเงิน | No |
6 | Exchange Rate | ระบุอัตราแลกเปลี่ยน | No |
7 | Date | ระบุวันที่จ่ายชำระ | Yes |
8 | Posting Period | รอบระยะเวลาบัญชี | No |
9 | Prepayment Account | แสดงรหัสบัญชี (เงินมัดจำ) | Yes |
10 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุบริษัทในกรณีใช้ OneWorld | Yes |
2 | Department | ระบุแผนก | No |
3 | Class | ระบุประเภท Class (ถ้ามี) | No |
4 | Location | ระบุคลังสินค้า | No |
5 | Save | กดปุ่ม Save เพื่อบันทึก | Yes |
- Bill - จ่ายค่าบริการ
Menu Path : จากหน้า Purchase Order กดปุ่ม Bill เพื่อตั้งหนี้ค่าบริการ
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Payee | ระบุชื่อผู้ขาย | Yes |
2 | Account | ระบุรหัสบัญชีที่จ่ายเงิน | Yes |
3 | Balance | แสดงยอดคงเหลือตามบัญชี | No |
4 | Amount | แสดงยอดจ่ายชำระ | No |
5 | WH Tax Amount | แสดงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย | No |
6 | Currency | ระบุสกุลเงิน | No |
7 | Exchange Rate | ระบุอัตราแลกเปลี่ยน | No |
8 | Date | ระบุวันที่ตั้งหนี้ | Yes |
9 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุบริษัทในกรณีใช้ OneWorld | Yes |
2 | Location | ระบุคลังสินค้า | No |
Subtab > Expenses and Item > Item
| |||
1 | Item | ระบุรหัสสินค้า/บริการ | Yes |
2 | Quantity | ระบุจำนวน | Yes |
3 | Units | ระบุหน่วยนับ | Yes |
4 | Description | ระบุรายละเอียด | Yes |
5 | Rate | ระบุราคาต่อหน่วย | Yes |
6 | Amount | ระบุมูลค่ารวม | Yes |
7 | Tax Code | ระบุประเภทภาษี | Yes |
8 | Tax Rate | ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม | Yes |
9 | Save | กดปุ่ม Save เพื่อบันทึก | Yes |
- จ่ายค่าบริการ (หลังชำระค่ามัดจำ)
Menu Path : จากหน้าจอ Bill กดที่ปุ่ม Make Payment เพื่อจ่ายชำระเงิน
No. | Field | Description | Mandatory |
Primary Information | |||
1 | Payee | ระบุชื่อผู้ขาย | Yes |
2 | Account | ระบุรหัสบัญชีที่จ่ายเงิน | Yes |
3 | Balance | แสดงยอดคงเหลือตามบัญชี | No |
4 | Amount | แสดงยอดจ่ายชำระ | No |
5 | WH Tax Amount | แสดงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย | No |
6 | Currency | ระบุสกุลเงิน | No |
7 | Exchange Rate | ระบุอัตราแลกเปลี่ยน | No |
8 | Date | ระบุวันที่จ่ายเงิน | Yes |
9 | Memo | ระบุหมายเหตุ | No |
Classification | |||
1 | Subsidiary | ระบุบริษัทในกรณีใช้ OneWorld | Yes |
2 | Class | ระบุประเภท Class (ถ้ามี) | No |
3 | Location | ระบุคลังสินค้า | No |
Subtabs > Apply
| |||
1 | Date Due | แสดงวันที่ถึงกำหนดชำระ | Yes |
2 | Type | แสดงประเภทเอกสาร | No |
3 | Orig. Amt. | แสดงยอดเงินเริ่มต้น | No |
4 | Amt. Due | แสดงยอดถึงกำหนดชำระ | No |
5 | Payment | ระบุยอดจ่ายชำระเงิน ซึ่งจะเห็นว่ามีระบบได้ลบเงินมัดจำออกไปแล้ว | Yes |
| 6 | Save | กด Save เพื่อบันทึก | Yes |
หลังจากทำการจ่ายชำระยอดคงค้างทั้งหมดแล้ว ระบบจะทำการกลับรายการบัญชีเงินมัดจำจ่ายล่วงหน้าอัตโนมัติ โดยสามารถดูข้อมูลได้ที่ หน้าจอ Bill > Subtab : Related Records
จากนั้นกด Link เข้าไปดูข้อมูลการใช้เงินมัดจำและการลงบัญชี
