ผังบัญชี (Chart of Accounts) หมายถึง ผังที่แสดงรายชื่อบัญชีแยกประเภทของกิจการทุกบัญชี โดยจัดเรียงตามลำดับหมวดหมู่บัญชี คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย พร้อมทั้งกำหนดเลขที่บัญชีของแต่ละบัญชี การกำหนดเลขที่บัญชีนั้น เลขตัวแรกจะใช้เป็นเลขประจำหมวดบัญชี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการออกแบบของแต่ละกิจการ
ในระบบบัญชี ผังบัญชีมีความสำคัญมาก เพราะถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่แสดงถึงลักษณะของโครงสร้างข้อมูลทางบัญชี รวมถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อให้เป็นไปตามระบบของผังบัญชี ซึ่งจัดเป็นพื้นฐานในการจำแนก รวบรวม และนำเสนอเป็นรายงานต่อฝ่ายบริหารสำหรับการตัดสินใจในการดำเนินงานต่อไป
SAP Business One แบ่งหมวดหมู่บัญชี ดังนี้
หมวดหมู่ | ความหมาย |
Assets | บัญชีหมวดสินทรัพย์ |
Liabilities | บัญชีหมวดหนี้สิน |
Capital and Reserves | บัญชีหมวดทุน |
Turnover | บัญชีหมวดรายได้ |
Cost of Sales | บัญชีหมวดต้นทุนขาย |
Operating Costs | บัญชีหมวดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน |
Non-Operating Income and Expenditure | บัญชีหมวดรายได้และรายจ่ายที่ไม่เกี่ยวกับการดำเนินงาน |
Taxation and Extraordinary Items | บัญชีหมวดรายการพิเศษ |
#9 | บัญชีหมวดรายการพิเศษ |
#10 | บัญชีหมวดรายการพิเศษ |
วิธีการสร้างผังบัญชี (Chart of Accounts)
1. ไปที่ Menu Part : Financials > Chart of Accounts
2. หน้าต่าง Chart of Account ไปที่หมวดบัญชีที่ต้องการสร้าง เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน ฯลฯ
3. เลือกบรรทัดที่เป็น Level ก่อนหน้าที่ต้องการเพิ่ม เช่น ถ้าต้องการเพิ่ม Level 4 ให้คลิก Level 3
4. กดปุ่ม Add ที่แทบ Menu Bar เพื่อเปลี่ยนเป็นโหมดการสร้าง (Add)
5. ระบุรายละเอียดของรหัสบัญชี ดังนี้
- เลือกประเภทบัญชีที่เป็นบัญชีคุม (Title) หรือ บัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกบัญชีในระบบ (Active Account) ที่ช่อง G/L Account Details
- ระบุรหัสบัญชี ที่ช่อง G/L Account
- ระบุชื่อบัญชี ที่ช่อง Name
- ระบุสกุลเงินที่ใช้ ที่ช่อง Currency
- เลือกประเภทบัญชี ที่ช่อง Account Type
- เลือก Control Account เมื่อบัญชีนั้นเป็นประเภทบัญชีคุม
6. กดปุ่ม Add เพื่อบันทึกข้อมูล